Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Rådhussekretær
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en struktureret og serviceminded rådhussekretær, der kan understøtte den daglige drift i en kommunal eller offentlig administration med høj kvalitet, diskretion og professionalisme. Som rådhussekretær spiller du en central rolle i at sikre, at administrative processer fungerer effektivt, at møder og dokumenter håndteres korrekt, og at både borgere, ledelse og interne samarbejdspartnere mødes med venlighed og præcision. Stillingen kræver en person, der trives i et miljø med mange kontaktflader, skiftende opgaver og et stort ansvar for korrekt sagsbehandling og koordinering.
I denne rolle vil du arbejde tæt sammen med ledere, sagsbehandlere og øvrige administrative medarbejdere for at sikre, at kommunikation, kalenderstyring, referatskrivning og dokumenthåndtering udføres rettidigt og i overensstemmelse med gældende regler og procedurer. Du vil ofte være et vigtigt bindeled mellem forskellige afdelinger og bidrage til, at information flyder klart og effektivt på tværs af organisationen. Derudover vil du i mange tilfælde være blandt de første personer, borgere eller samarbejdspartnere møder, enten telefonisk, skriftligt eller personligt, og din evne til at skabe en professionel og imødekommende oplevelse er derfor afgørende.
En rådhussekretær skal kunne arbejde selvstændigt, bevare overblikket i travle perioder og håndtere fortrolige oplysninger med stor ansvarlighed. Du skal være fortrolig med almindelige administrative systemer, digital journalisering, mødeplanlægning og skriftlig kommunikation på et højt niveau. Erfaring fra offentlig administration er en fordel, da stillingen ofte indebærer arbejde med politisk betjening, forvaltningsmæssige procedurer, aktindsigt, arkivering og overholdelse af lovgivning om datasikkerhed og offentlig forvaltning.
Vi lægger vægt på, at du har stærke samarbejdsevner og en løsningsorienteret tilgang til opgaverne. Du skal kunne prioritere mellem flere samtidige opgaver, være detaljeorienteret og samtidig forstå den større organisatoriske sammenhæng. Rollen kan omfatte koordinering af udvalgsmøder, udarbejdelse af dagsordener, opfølgning på beslutninger, håndtering af post og henvendelser samt støtte til projekter og administrative forbedringer.
Som rådhussekretær får du mulighed for at bidrage til en velfungerende offentlig service, hvor kvalitet, ordentlighed og borgerfokus er i centrum. Du bliver en del af en arbejdsplads, hvor samarbejde, tillid og ansvar er vigtige værdier, og hvor din indsats har direkte betydning for både interne arbejdsgange og den service, som kommunen leverer til borgerne. Hvis du motiveres af at skabe struktur, understøtte beslutningsprocesser og sikre professionel administration i en offentlig organisation, kan dette være den rette stilling for dig.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Koordinere møder, kalenderaftaler og administrative aktiviteter for ledelse og afdelinger
- Udarbejde dagsordener, referater og opfølgningsmateriale til møder og udvalg
- Håndtere indgående henvendelser fra borgere, samarbejdspartnere og interne interessenter
- Sikre korrekt journalisering, arkivering og dokumentstyring i digitale systemer
- Understøtte sagsbehandling med administrative opgaver og informationsindsamling
- Forberede korrespondance, breve, notater og præsentationer på et professionelt niveau
- Bidrage til overholdelse af procedurer for datasikkerhed, fortrolighed og offentlig administration
- Koordinere praktiske forhold omkring møder, arrangementer og interne processer
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med administrative opgaver, gerne fra offentlig sektor eller kommune
- Stærke skriftlige og mundtlige kommunikationsevner på dansk
- Evne til at arbejde struktureret, selvstændigt og med stor detaljegrad
- Kendskab til digital journalisering, dokumenthåndtering og kontorsystemer
- Forståelse for fortrolighed, datasikkerhed og korrekt håndtering af personoplysninger
- Gode samarbejdsevner og en professionel, serviceminded tilgang
- Evne til at prioritere flere opgaver samtidig og bevare overblikket
- Relevant administrativ uddannelse eller tilsvarende praktisk erfaring
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med administrativt arbejde i en offentlig organisation?
- Hvordan sikrer du kvalitet og præcision i dokumenthåndtering og journalisering?
- Hvordan håndterer du fortrolige oplysninger i dit daglige arbejde?
- Kan du beskrive en situation, hvor du koordinerede flere opgaver under tidspres?
- Hvilke digitale systemer og kontorværktøjer har du arbejdet med?
- Hvordan arbejder du med borgerservice og professionel kommunikation?
- Hvad motiverer dig ved at arbejde i en kommunal eller offentlig administration?
